Tablica do zarządzania projektami

Kanban w najprostszej wersji

Trzy kolumny wystarczą, żeby zacząć: do zrobienia, w toku, zrobione. Zadania zapisujesz markerem albo na karteczkach, które przyklejasz i przesuwasz.

Sens tego układu nie polega na kolumnach, tylko na jednej zasadzie: ogranicz liczbę zadań w toku. Ustal, ile pozycji może naraz wisieć w środkowej kolumnie — zwykle tyle, ile osób w zespole, albo mniej. Kiedy limit jest wyczerpany, nie zaczyna się nowego zadania, tylko pomaga domknąć trwające.

To ograniczenie robi całą robotę. Bez niego kanban staje się listą życzeń.

Oś czasu dla projektu z terminem

Przy projekcie z twardą datą lepiej sprawdza się układ poziomy: oś czasu podzielona na tygodnie, a pod nią pasy dla obszarów albo osób. Etapy rysujesz jako odcinki.

Taki widok od razu pokazuje dwie rzeczy, które w liście zadań są niewidoczne: gdzie zadania nakładają się na siebie w czasie i kto ma w danym tygodniu zaplanowane trzy rzeczy naraz.

Do harmonogramu kwartalnego dla kilku działów potrzeba realnie 200–300 cm szerokości.

Stand-up przy ścianie

Codzienne spotkanie prowadzone przy tablicy trwa krócej niż to samo spotkanie przy stole. Powód jest prozaiczny: rozmowa toczy się o konkretnych kartkach, a nie o ogólnym samopoczuciu projektu.

Praktyka, która skraca je najbardziej — omawiać zadania od prawej do lewej, czyli zaczynać od tych najbliżej ukończenia. Zespół najpierw domyka, a dopiero potem zaczyna.

Kiedy ściana, a kiedy system

Ściana wygrywa przy pracy jednego zespołu w jednym miejscu, przy krótkim horyzoncie i przy potrzebie szybkiego wspólnego obrazu.

System wygrywa przy pracy rozproszonej, historii zmian, załącznikach i raportowaniu w górę.

Najczęściej spotykany podział u zespołów, które mają jedno i drugie: system jest źródłem prawdy, ściana jest miejscem rozmowy. Tablica pokazuje bieżący tydzień, system pamięta resztę.